はじめに

令和４年１月１日を施行日として「電子帳簿保存法」が改正されています。
内容は以下の通りです。

①電子帳簿保存（電子的に作成した会計帳簿等の電子データ保存を容認する制度）
②スキャナ保存（紙の請求書等を電子化して保存することを容認する制度）
③電子取引データ保存（電子取引について電子データのままの保存を義務付ける制度）

先ずは、設けられていた猶予期間が終わり来年１月１日から始めなければならない③の電子取引データ保存から取り組んでいきましょう。

電子取引とは

大きくはメールで受ける請求書等（本文またはＰＤＦファイル等の添付書類）の受領、インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータの利用があります。
他にもネットバンキング、ネットショップでの物品購入、ＩＣカード利用の交通費、ＦＡＸ受信の内容を紙で出さない場合、携帯電話料金やクレジットカードの利用明細等があります。
こういった取引での電子データを電磁的記録により保存することが義務とされ、改正により紙での保存が認められなくなりました。

電子取引の保存要件

実務上ポイントとなる「真実性の確保」については、発行者か受領者によるタイムスタンプの付与か、訂正・削除履歴の残るシステム（会計ソフト）の使用、または訂正・削除の防止に関する事務処理規定を作成・運用する方法があり、国税庁のホームページに事務所規定のサンプルが載っています。
もう一つの「検索機能の確保」については、請求書等データのファイル名に日付・相手先・金額をつけ、相手先や月ごとのフォルダに格納する方法の他、エクセル等で検索簿を作成する方法もあります。

最後に

弊社で使用する会計ソフトには仕訳履歴だけでなく、仕訳と保存された証憑書類を紐づける機能があり、昨年秋の新事業年度から電子取引・スキャナ保存を始めました。
「いつ」「誰が」「どこに」「どんなデータ」を保存するか、弊社仕様のルールを備えつけ、それに添って進めています。
紙の領収書等を綴るという慣れた作業に加えてデータとして残すのは手間がかかりますが、世のデジタル化の流れにはあまり抵抗せず、早めに体制を整えたいと思います。